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Requisitos de facturación

Para facturar por los servicios contratados es indispensable que la factura reúna los requisitos señalados en los artículos 621 del Código de Comercio y 617 del Estatuto Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan.

Adicionalmente las facturas deberán contener lo siguiente:

  • Es importante revisar con el Administrador de contrato la información de la OC – Orden de Compra creada, antes de generar la factura, esto con el fin de evitar reprocesos y rechazos en la recepción de sus facturas.
  • Debes indicar el municipio desde donde se ejecutó el servicio.
  • Tener el número de pedido que formaliza la compra, el cual es enviado por el área de Compras al correo electrónico con el cual se registra el proveedor.
  • Número de Hoja de entrada para incluirlo en la factura y proceder con la radicación; este dato será suministrado por el Administrador de Contrato. Ten presente que la hoja de entrada no se puede repetir en varias facturas, solo podría hacerse si esta tiene varias posiciones en SAP, que apliquen para la compra de materiales.
  • Antes de enviar la factura, verifica con el Administrador de Contrato, que los valores de pago pactados, sean los mismos de la hoja de entrada.
  • Toda factura física debe ser la original.
  • Estas disposiciones aplican para todas las facturas de proveedores y contratistas, excepto las facturas de Servicios Públicos domiciliarios, obligaciones bancarias y financieras, pago de impuestos, reembolso por gastos de viajes de colaboradores y gastos de caja menor.
  • Podrás hacer seguimiento a la entrega y radicación, a través de la plataforma https://snetwork.summa-sci.com/home o en el correo electrónico snetworkteam@summa-sci.com

De acuerdo con la norma actual de la DIAN en su doctrina en El artículo 73 de la Resolución 000042 de 2020, los proveedores colombianos con Orden de Compra/Pedido en moneda extranjera, deberán facturar en COP a la TRM del día de emisión de la factura así: 

  1. La factura deberá elaborarse en PESOS COLOMBIANOS (COP), en las observaciones de la factura incluir el texto a cuantos dólares o TRM corresponden los pesos facturados.
  2. La TRM a utilizar es la vigente en el momento de la elaboración de la factura.
  3. El pago se liquidará a la TRM de la fecha de pago de la factura, de acuerdo con lo estipulado en la política de pagos.

Lugar para radicación de facturas:

Se reciben facturas de proveedores de bienes y/o servicios de lunes a viernes en los horarios:

  • CAD Medellín: de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 1:30 p.m. a 5:00 p.m.
    Dirección: Carrera 43B No. 1 A sur-128
  • CAD Yumbo: Lunes a jueves de 7:30 a.m. a 12:00 m. y de 1:00 p.m. a 4:30 p.m.
    Viernes de 7:30 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m a 4:00 p.m.
    Dirección: Calle 15 No. 29 B 30 Autopista Cali – Yumbo
  • CAD Ibagué:   Lunes a jueves de 7:30 a.m. a 12:00 m. y de 1:30 p.m. a 5:30 p.m.
    Viernes de 7:30 a.m. a 12:00 m y de 1:30 p.m a 4:30 p.m.
    Dirección: Calle 39A No. 5-15. Este es el único sitio en Tolima autorizado para recibir facturas.

Ahora contamos con dos nuevos puntos de radicación de facturas en Centroamérica, los cuales operan de lunes a viernes, en los siguientes horarios:

  • CAD Panamá, Torre Argos: Lunes a Jueves de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.
    Viernes de 8:00 a.m a 12:00 m y de 1:00 p.m a  4:00 p.m.
    Dirección: PH Nightfall, Torre Argos, Piso 2, Llano Bonito, PH Santa María Business District.
  • CAD Costa Rica: Lunes a Jueves de 8:00 a.m. a 12:00 m y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m.
    Viernes de 8:00 am a 12:00 m y de 1:00 pm a 4:00 pm.
    Dirección: 8 km Noreste de la Guardia Rural, Guayabo de Bagaces Provincia de Guanacaste, Costa Rica.

Recuerda que debes conocer los requisitos exigidos por las leyes de cada uno de los países, para gestionar el proceso de facturación:

  • Panamá: para facturar por los servicios contratados, es indispensable que la factura reúna los requisitos señalados en Ley 72 de 2011 de la República de Panamá o las normas que los modi­fiquen, adicionen o sustituyan.
  • Costa Rica: para facturar por los servicios contratados es indispensable que la factura reúna los requisitos señalados en Artículo 8 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas de la República de Costa Rica o las normas que los modi­fiquen, adicionen o sustituyan.

Para garantizar la recepción de facturas electrónicas, tenga en cuenta la siguiente información:

  • El buzón para la notificación de la representación gráfica, el archivo XML y anexos es para Colombia facturaelectronica@celsia.com  y para Centroamérica cadca@celsia.com
  • La representación gráfica deberá contener el número de pedido, hoja de entrada del servicio o material y lugar de presentación del servicio (país y ciudad).
  • Esta información la suministra el administrador del contrato en Celsia.
  • Las facturas que no cumplan con dichos requisitos se rechazarán indicando la razón específica.
  • Cualquier duda o aclaración, por favor escriba a los siguientes correos: Colombia facturaelectronica@celsia.com y Centroamérica cadca@celsia.com.

Último día radicación facturas

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Política de Pago

La compañía emplea la fecha de recepción de la factura para determinar la fecha de pago, el cual estará acorde con las condiciones de pago pactadas y registradas en el pedido.

La actualización, definitiva o para una compra específica, de los términos de pago de un proveedor solo podrá ser pactado por el área de Abastecimiento Estratégico o por el área solicitante, cuando aplique, previo cumplimiento de los requisitos definidos en el proceso de compras para la actualización del maestro de proveedores.